У многих компаний, персонал которых принимают или осуществляют оплаты наличными, рано или поздно возникают спорные ситуации. Когда ваш сотрудник утверждает, например, что оплаты не было, а клиент утверждает обратное.
Как решается данная задача с помощью мобильного приложения 1С и сервиса рассылки SMS сообщений.
У вас дистрибьюция и торговые представители могут принимать оплаты у клиентов. Вы занимаетесь доставкой или монтажом окон, дверей, кухонь, шкафов-купе.. да чего угодно. Наверняка в вашей практике хоть раз но возникала ситуация когда клиент говорил "я платил", а ваш сотрудник (или ещё хуже, когда речь идёт о подрядчике) утверждает что клиент не платил.
Эта задача достаточно просто решается с помощью мобильного приложения 1С, которое устанавливается на телефон вашему сотруднику (подрядчику) и сервиса рассылки SMS. Например такого как "Турбо sms" или "Альфа sms" (мы не даём рекомендации нашим клиентам какой сервис им использовать, и лишь приводим пример тех сервисом опыт работы с которыми имеем).
Как это работает. Представим, что вы производите кухни. И оплату за монтаж кухни ваш клиент осуществляет по факту выполнения работ. Усложним задачу,у вас есть договорённость с вашими монтажниками, что часть из этих денег они забирают себе в качестве заработной платы сразу, а не сдают всю сумму в кассу.
В основной учётной системе есть какой-то документ (или несколько документов) благодаря которым мы можем понять - какие работы и по каким адресам будет выполнять наш монтажник, например, завтра. В таком случае эти документы, которые по сути являются планом работ регистрируются к обмену с мобильным приложением. В случае если в вашей компании работает несколько таких монтажников, то эти задачи могут быть распределены между ними, или вручную, или автоматически.
При этом по заданному алгоритму в основной учётной системе создаётся, например, документ Событие (или другой документ, который используется в работе компании) в статусе Запланировано. Кроме того, через сервис рассылки sms формируются и отправляются sms клиентам, которые ожидают ваших монтажников. Текст sms может содержать приветственный заголовок, номер заказа покупателя или номер договора, дату выполнения работ, ФИО и номер телефона монтажника, сумму к оплате за работы и код подтверждения. Например, 7834. Этот код подтверждения клиент должен будет назвать вашему сотруднику, чтобы тот смог верифицировать операцию приёма оплаты. Более того, sms сообщение создаётся и в основной учётной системе, и доступно для просмотра только пользователям с определёнными правами.
Кроме создания документов в основной базе, на мобильный телефон монтажник получает список задач на выполнение. В задачу на выполнение может быть передана такая информация как, ФИО клиента, адрес выполнения работ, если необходимо то и перечень этих работ. Например, установка кухни, врезка мойки, врезка газовой поверхности, подключение посудомоечной машины. Кроме того, задача будет содержать такую информацию, как сумма к оплате от клиента и комментарий от менеджера по продажам или логиста. Вся информация для выполнения работ (что, кому и в какой последовательности) у вашего сотрудника в телефоне, а не на распечатках, что значительно удобнее.
Также, в каждом задании у монтажника есть и код подтверждения, только пользователю оно не отображается.
По факту выполнения работ, ваш сотрудник заходит в задачу на мобильном телефоне, в одно нажатие нажимает кнопку Выполнено, и может внести текстовый комментарий. И когда монтажник нажимает принять оплату ему открывается окно, в которое он должен ввести код подтверждения. Тот самый который есть у клиента в sms и клиент должен его продиктовать монтажнику. Если код совпадает, то приём оплаты выполняется. При необходимости монтажник может изменить сумму оплаты (например, клиент по какой-то причине не может оплатить всю сумму, или оплатил больше в случае возникновения дополнительных работ).
После того как монтажник указал что задача выполнена и подтвердил получения оплаты от клиента, выполняется автоматический обмен данными с основной учётной системой. В результате в основной учётной системе:
1. Документ Событие (или другой документ, который используется в работе компании) изменяет статус с Запланировано на Выполнено, в него также записывается комментарий от сотрудника.
2. Создаётся документ Приходный кассовый ордер, или, например, Планируемое поступление денежных средств, с привязкой к соответствующему Заказу покупателя.
Таким образом, ваш бухгалтер к концу дня знает какую сумму какой сотрудник должен сдать.
Если же монтажник взял себе причитающуюся за выполнение работ сумму (выполнил операцию в мобильном приложении), то в основную учётную систему будет передан соответствующий документ, например, Расходный кассовый ордер или Авансовый отчёт.
Дополнительно можно реализовать ещё одну функцию. Если по факту создания Приходного кассового ордера в основной базе, сумма ПКО меньше суммы, которую клиент должен был оплатить, то автоматически может быть сформировано и отправлено sms (с помощью того же сервера рассылки sms) ответственному менеджеру, который ведёт заказ.
При этом надо отметить, что функционал мобильного приложения достаточно простой, а интерфейс интуитивно понятен. Монтажнику не надо обладать навыками работы в 1С. Ему достаточно отметить внести информацию по принципу "нажать последовательно 3 кнопки".
Такое, на первый взгляд простое решение обеспечит вашей компании:
1. Контроль выполнения работ вашими сотрудниками.
2. Автоматизацию документооборота, что позволит вам в режиме online видеть по каким заказам и какие суммы принял от клиента ваш сотрудник. И какую часть из них оставил себе.
3. Повысить лояльность клиента, так как лишнее sms от вашей компании это прежде всего клиентоориентированный подход.
4. Исключить ситуации когда достаточно тяжело действительно разобраться была ли оплата и что с ней произошло.