Модуль Казначейство разработан для конфигурации Управление производственным предприятием для Украины, как готовое решение. Особенностью данного решения является то, что в стандартную конфигурацию были внесены минимальные изменения. При этом доработанные механизмы дополняют стандартные инструменты ведения управленческого учета, не нарушая логику работы типовых инструментов.
Модуль Казначейство позволяет:
- Формировать и согласовывать бюджет движения денежных средств в разрезе статей бюджета (устанавливать лимиты по каждой статье) и центров финансовой ответственности.
- Управлять лимитами на расходование денежных, что позволяет перераспределять суммы по статьям бюджета, без необходимости редактирования утвержденного в целом бюджета движения денежных средств.
- Гибко настраивать права пользователей на формирование Заявок, контроль превышения лимита по статям бюджета, согласование Заявок и подтверждения ежедневного реестра платежей.
- Гибко настраивать индивидуальные маршруты согласования Заявок на расход денежных средств.
- Контролировать превышение лимитов по статьям бюджета.
- Создавать Заявки на расходование денежных средств в рамках установленных лимитов (статей бюджета) в разрезе центров финансовой ответственности.
- Утверждать Заявки согласно маршрутов согласования, с возможностью отклонения Заявки и возврата Заявки на доработку.
- Подготавливать ежедневный реестр платежей по утвержденным Заявкам, в том числе корректировать суммы оплаты.
- Утверждать предварительно сформированные ежедневный реестр платежей.
- Автоматически формировать платежные поручения исходящие и расходные кассовые ордера согласно утвержденного ежедневного реестра платежей.
- Выполнять экспорт подготовленных платежных документов в системы клиент-банк.
- Оперативно получать необходимую отчетность по исполнению бюджетов, остатков лимитов по статьям движения денежных средств.
В типовой конфигурации Управление производственным предприятием реализован блок управленческого учета. Документ Бюджетная операция позволяет установить лимит на расходование денежных средств в разрезе организации, бюджета, центра финансовой ответственности и статьи бюджета помесячно. При этому каждый документ Бюджетная операция может согласовываться (утверждаться) индивидуально.
Обработка формирования Заявок по бюджету позволяет пользователю, в соответствии с установленными правами, создавать Заявки в рамках установленных лимитов (статей бюджета). При этому пользователю доступна в удобном виде вся необходимая для работы информация. Например, какие лимиты в разрезе статей установлены. Какая часть денежных средств уже израсходована и какой остаток лимита по каждой статье бюджета. На какой стадии согласования находится каждая Заявка на расходование денежных средств. И когда была оплачена каждая Заявка на расходование денежных средств.
Отдельно стоит отметить, что некоторым пользователям (инициаторам) могут быть предоставлены права на создание Заявок с превышением лимита по статье бюджета. Например, бюджет IT отдела по статье Бюджета на август составляет 80 000,00 гривен. Но в связи с выходом из строя одного из серверов компании, необходима срочная покупка оборудования, стоимость которого превышает установленный на август лимит. В таком случае, руководитель IT отдела, который обладает соответствующим правами, может сформировать Заявку с превышением установленного по статье лимита. При согласовании такой Заявки каждый подписант будет видеть, что превышен лимит, что даст больше информации для принятия решения.
Обработка формирования Заявок позволяет быстро и удобно инициировать согласование Заявки, прикрепить к заявке все необходимые сопроводительные документы (например, копию входящего счета от поставщика, или служебной записки сотрудника компании), а также указать приоритет. Например, приоритет Заявки может быть низким, обычным, или высоким.
Обработка визирования заявок предоставляет пользователю (подписанту) определенный набор инструментов в соответствии с его правами (ролью визирования Заявок). Например, пользователь с ограниченными правами имеет право утверждать заявки только в рамках своего центра финансового ответственности (подразделения или департамента), и только те заявки, которые он должен утверждать согласно маршрута согласования. Руководитель отдела может видеть и согласовывать все заявки по своему центру финансовой ответственности. Финансовый директор видит все заявки по всем центрам финансовой ответственности. Доступность тех или иных функций, отображение Заявок на расходование денежных средств гибко настраивается правами пользователей. Каждый пользователь (подписант) имеет доступные инструменты отбора, которые позволяют фильтровать Заявки по по статусу оплату (оплаченные полностью или оплаченные частично), стадии согласования (утвержденные или не утвержденные Заявки), типу денежных средств (безналичные или наличные денежные средства).
Подписант (в рамках своей компетенции и согласно своей очереди по маршруту подписания) может подписать Заявку или вернуть на доработку (например, в случае если по контрагенту, которому необходимо произвести оплату не заполнены банковские реквизиты). При этому не зависимо от того, Заявка подписана или возвращена на доработку подписант может ввести сопроводительный комментарий, который сохраняется в истории согласования Заявки. Также, подписант с соответствующей ролью может отменить Заявку и ввести в комментарий причину отмены. Заявка со статусом Отменена не может быть повторно инициирована к согласованию.
Таким образом, каждая Заявка проходит цепочку согласования согласно заданного маршрута. Например, Заявка по статье бюджета Оплата аренды помещений может проходить маршрут согласования Главный бухгалтер - Казначей - Финансовый директор. А Заявка по статей бюджета Ремонт транспорта может проходить по маршруту Руководитель отдела - Старший бухгалтер - Главный бухгалтер - Казначей - Финансовый директор - Собственник (генеральный директор). Для каждой статьи бюджета в разрезе организации (если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям) и каждого ЦФО может быть настроен свой индивидуальный маршрут согласования.
Также, обработка визирования заявок имеет возможность направлять Заявку, в случае необходимости, на окончательное согласование Собственнику (генеральному директору) компании. Например согласно маршрута согласования последнюю визу устанавливает Финансовый директор. Но Финансовый директор видит, что, например, сумма Заявки достаточно большая и хочет чтобы такую Заявку окончательно подтвердил Собственник компании. В таком случае Финансовый директор подписывает Заявку и нажимает кнопку Резолюция. В таком случае окончательно Заявка будет утверждена лишь тогда, когда Собственник предприятия установит свою Резолюцию.
Обработка формирования ежедневных реестров платежей позволяет, например, Казначею сформировать ежедневные реестры платежей в разрезе организаций и типа денежных средств (безналичные денежные средства, наличные денежные средства). В том числе Казначею доступны инструменты анализа доступности денежных средств, и при необходимость Казначей может изменить сумму оплаты по Заявке. Например, сумма по Заявке составляет 50 000,00 гривен, но в связи с отсутствие свободных денежных средств или например по причине того что приоритет Заявки низкий, Казначей может поставить в оплату на текущий день всего 20 000,00 гривен. При этом при формировании следующего информация по Заявке будет автоматически заполнена. Казначею будет выведена информация о том, что Заявка просрочена по оплате, какая сумма уже оплачена и какой остаток по Заявке к оплате. Таким образом, оплата по Заявке может может производиться частями.
При необходимости Ежедневный реестр платежей может быть распечатан и подан на подпись руководителю компании.
Поддерживается функционал, когда пользователь с определенными правами может лишь формировать (подготавливать) реестры платежей. А другой пользователь, с соответствующими правами, имеет право на утверждение реестров платежей. Права пользователей можно настраивать достаточно гибко согласно организационной структуры предприятия.
После формирования реестра платежей, бухгалтер с помощью обработки Формирование платежных документов формирует Платежные поручения исходящие и Расходные кассовые ордера. Это существенно экономит время на подготовку и пакетное формирования документов, ведь контроль на заполнение всей необходимой аналитики (например, назначение платежа, наличие всех сопроводительных документов и полный объем информации по контрагенту) осуществляется ещё на этапе согласования Заявок. Такая схема работы позволяет исключить ошибки, и систематизировать работу финансового департамента и компании в целом.
Далее подготовленные документы оплаты (Платежные поручения исходящие) могут быть выгружены в банк на исполнение платежей банком. А на следующий рабочий день выполняется импорт банковской выписки в учетную систему, в результате чего в документах Платежное поручение исходящее устанавливается признак Оплачено и заполняется номер платежного поручения.
Модуль Казначейство это полностью готовое к внедрению и эксплуатации решение. Интеграция модуля в типовую конфигурацию Управление производственным предприятием может быть выполнена в течение нескольких дней, а ввод в промышленную эксплуатацию не требует большого количества времени на тестирование, или обучение пользователей, и позволит сразу же получить необходимую управленческую отчетность.
Внедрение готового решения позволяет достаточно быстро получить готовый инструмент, и избежать таких рисков как:
- Отклонение от первоначально поставленных сроков (увеличение сроков проекта);
- Увеличение стоимости проекта в процессе разработки решения;
- Ошибки, которые могу быть не выявлены на этапе тестирования, и необходимость внесения исправления "на горячую" в уже работающую систему;
- Нюансы, которые могли быть не учтены при написании технического задания, которые в последствии могут привести к значительному количеству доработок.
Стоимость решения. Среди прочих, одно из основных преимуществ внедрения готового, отлаженного, работающего не в одной компании национального масштаба решения - это стоимость. Стоимость приобретения готового модуля Казначейства будет значительно ниже нежели разработка аналогичного продукта "с нуля". В среднем на разработку модуля Казначейства силами одного программиста высокой квалификации потребуется не менее одного-двух месяцев, при условии качественной постановки задачи. Конечно же решение может быть разработано в течение всего одного месяца, при условии участия в проекте более чем одного разработчика и выделенного руководителя проекта (например, силами подрядчика). Но, в таком случае стоимость разработки продукта превысит в несколько раз стоимость приобретения готового продукта.