Большой и страшный WMS…
Что такое WMS, или Система управления складом на сегодняшний день, наверно, уже никому объяснять не надо. Каждый директор по логистике, или управляющий, неоднократно слышал о таких решениях, и точно хотя бы раз задумывался о внедрении подобного продукта в своей компании. Но очень многие руководители отказываются от этой идеи потому что «WMS большой и страшный». А если быть более точным – дорогой. Стоит лишь произнести «WMS», как сразу звучит ответ – так это миллионы и часто даже не гривен. Далее идут аргументы – «там всё сложно», «у нас своя специфика склада», «с коробки оно никогда не работает», «Иван Иванович на складе компьютер боится включать», «знакомый знакомого говорил, что они два года внедряли пока система начала работать»…
Но, мало кто хочет разобраться в причинах таких дорогостоящих и «сложных проектов». А причины эти в большинстве случаев кроются в организации бизнес-процессов внутри компании и подходу к самому внедрению. Давайте рассмотрим самые распространённые из них, которые присущи большинству Украинских компаний:
· Отсутствие даже поверхностного описания бизнес-процессов компании
· Отсутствие прозрачного и понятного для всех участников процессов складской логистики регламентов (другими словами правил) работы
· Отсутствие готовности менять что-либо в работе не только склада, но и компании в целом
· Отсутствие целей и задач в рамках проекта, завышенные ожидания
· Отсутствие «учёта» в основной учётной системе
И, что бывает чаще всего, отсутствие желания у руководства компании «глубоко копать» либо же вообще участвовать в проекте
Давайте более подробно рассмотрим каждую из причин этих «трудностей и неудач».
Отсутствие описания бизнес-процессов
Очень часто начиная работать с какой-то компанией мы сталкивались с тем, что на словах и руководство компании и рядовые сотрудники – все знают, как построены бизнес-процессы в компании. Но формализации этих процессов, даже в укрупнённом виде, нет. Либо что часто бывает, работники какого-то отдела не знают, что происходит в соседнем отделе, не говоря уже о том, как же на самом деле работает склад. В таких случаях я всегда говорю – давайте «положим это на бумагу». Нарисуем от руки схему, например, поступления товара на склад. Опишем эту схему хотя бы кратко, что происходит на каждом этапе и, самое интересное, как вы оцениваете насколько эффективно эти процессы налажены в вашей компании. Даже этот небольшой шаг позволит выявить основные проблемы (если они есть) или элементарно понять, что же происходит на самом деле. В результате возникают крайне интересные вещи… Товар принят на склад, возможно через час он был перемещён на производство, или отгружен клиенту. Документы вводятся в учётную систему «задним» числом, кто принял товар и проверил ли он его по количеству и качеству неизвестно. И почему вообще произошло так, что «везли зелёный горошек, а приняли кукурузу»?
Отсутствие прозрачного и понятного для всех участников процессов складской логистики регламентов (другими словами правил) работы
Не всегда по объективным причинам можно стандартизировать, казалось бы, типовые операции. В одном случае заведующий складом получает строжайший запрет на отгрузку товара со склада без оригиналов документов, выданных бухгалтерией. В другом случае, менеджер по продажам звонит лично директору компании, чтобы тот лично позвонил на склад и всё-таки разрешил отгрузить товар со склада, так как машина стоит на рампе, и вообще это ключевой клиент.
Элементарная инструкция, где описан порядок ежедневной работы, и самое главное, что делать в нестандартных ситуациях это, извините, must have. В противном случае сотрудники не понимая, как же поступить правильно, либо боятся взять на себя ответственность и сделать что-либо, либо наоборот «включают режим супер-героя». Мы отправили 20 килограммовый ящик «пятитонником», в пол двенадцатого вечера позвонили недоумевающему главному бухгалтеру и доблестно заявили о выполнении поставленной задачи.
Отсутствие готовности менять что-либо в работе не только склада, но и компании в целом
Изменения порядка работы, готовность работать системно, а не «как привыкли» это действительно тяжело и болезненно. Не всегда эти изменения к лучшему и не всё получается с первого раза. Но если не работать в этом направлении и не систематизировать работу компании – автоматизация бесполезна.
Отсутствие целей и задач в рамках проекта, завышенные ожидания
Мой любимый вопрос перед началом любого проекта: а зачем оно вам надо? Чаще всего заказчик начинает увлечённо рассказывать, как всё будет хорошо, у каждого пользователя будет «кнопка счастья» и вообще основная цель проекта – «сделать хорошо». Это как в политике «за всё хорошее, против всего плохого». В таких случаях я прошу заказчика написать на листочке чётко и недвусмысленно какова цель проекта, и какие конкретные задачи (не более десяти) необходимо решить. Это позволяет выделить главное и отсеять второстепенное, либо вообще ненужное.
Отсутствие «учёта» в основной учётной системе
Тут вообще всё просто. Если не смотря ни на какие трудности, но в основной учётной системе хотя бы относительный порядок, то можно начинать разговор о внедрении WMS (да и о внедрении чего-либо). Если же в основной учётной системе «всё плохо, но мы поставим WMS и будет всё хорошо», то начинать надо не с WMS. И чаще всего причина «всё плохо» кроется в том, что уже описано выше. Поэтому наведение порядка в учёте как минимум даст ответ на два вопроса: готова ли компания к внедрению WMS, и, собственно, нужна ли WMS в принципе.
Отсутствие желания у руководства компании «глубоко копать» либо же вообще участвовать в проекте
Именно по этой причине проекты заканчиваются неудачно, бюджеты в несколько раз превышают изначально запланированные, и по факту завершения проекта все участники испытывают не удовлетворение, а облегчение… «наконец-то». Слова, которые я говорю каждому собственнику или топ менеджеру – это надо только Вам, и чуть ли не Вам лично. Всем остальным скорее всего всё равно, а зачастую и вовсе не надо (жили, себе работали, тут придумали что-то на нашу голову). Ни одна «чудо» компания не внедрит какое-либо решения без плотного участия руководства компании, либо прямой заинтересованности ключевых сотрудников компании. Либо же результат будет известный – бюджеты и сроки не соблюдены, вместо удовлетворения в результате испытываем усталость, раздражение и не желание в будущем иметь отношение к каким-либо проектам.
Выше описаны именно те причины, по которым «WMS большой и страшный».
Объективно же, если подходить к вопросу внедрения WMS системно, и самое главное, предварительно подготовившись – внедрение такого решения ничем не сложнее любого другого проекта, а затраты не будут исчисляться сотнями тысяч.