Современные инструменты поддержки принятия решений должны предоставлять сотрудникам компании, в первую очередь топ-менеджерам, мобильность и удобство в работе. Это возможность доступа к необходимой информации в режиме онлайн, но без потери качества ведения учета на предприятии или отклонения от установленного в компании регламента. Особенно оперативность в принятии решений важна, когда вопрос касается управления финансами предприятия.
В нашем предыдущем материале подробно было описано решение Казначейство, которое позволяет автоматизировать весь процесс от формирования Заявок на расход средств в рамках установленных лимитов по бюджету, до формирования платежных документов по утвержденным реестрам платежей. В цепочке согласовывающих Заявки пользователей могут быть сотрудники, которые не находятся постоянно в офисе, или у которых нет доступа к компьютеру на постоянной основе. Например руководитель подразделения, финансовый директор или собственник компании могут находится на объекте строительства, на встрече или в командировке. В таком случае речь об оперативном согласовании Заявок уже не идет. Чаще всего вопрос решается телефонным звонком, перепиской с помощью какого-нибудь мессенджера. А результат обсуждения и согласования обычно минует основную учетную систему, или в лучшем случае фиксируется уже финальный результат, без сохранения истории согласования. Что делать в таком случае?
Нашей компанией было разработано решение позволяющее согласовывать Заявки на расходование средств с помощью популярного мессенджера Телеграм, который взаимодействует с основной учетной системой. Такое решение обеспечивает мобильность, отсутствие зависимости в доступе к основной учетной системе, и оперативность в принятии решений. В тоже время полностью соблюдается логика, реализованная в модуле Казначейство. Для выполнения настроек в основной учетной системе и подключения Телеграм бота (с помощью которого выполняется обмен с основной учетной системой) требуется не более пяти минут.
Давайте рассмотрим пример. Необходимо согласовать Заявку на расход средств по статье Закупка сырья и материалов для производства. Заявка проходит маршрут согласования по цепочке Руководитель отдела закупок - Финансовый директор - Собственник. В настройках основной учетной системе указывается какой пользователь (с соответствующими правами) имеет право использовать мессенджер Телеграм для согласования Заявок, а также указывается номер телефона, на которой должна отправлять Заявка на согласование. В рамках нашего примера, согласовывать Заявки в Телеграм имеют право Финансовый директор и Собственник компании.
После того как Руководитель отдела закупок утвердил Заявку со своей стороны, согласно маршрута согласования, Заявка отправляется на согласование Финансовому директору. В мессенджер Телеграм Финансовый директор компании автоматически получает сообщение, которое содержит максимально подробную информацию по Заявке:
- Важность заявки (приоритет)
- Статья бюджета
- Признак превышение установленного по статье лимита
- Контрагент/Подотчетное лицо
- Сумма и валюта платежа
- Организация
- Подразделение (ЦФО)
- Форма оплаты
- Банковский счет/касса
- Описание (описание которое вводит инициатор Заявки)
- Автор (инициатор)
- Комментарий
Пользователь непосредственно в Телеграм может отклонить заявку, вернуть на доработку или утвердить. Независимо от выбранного варианта согласования Заявки, пользователь может ввести сопроводительный комментарий. При этом основная учетная система сразу же возвращает результат согласования заявки, в качестве подтверждения. Результат согласования фиксируется в основной учетной системе точно таким же образом, если бы пользователь использовал обработку Визирования заявок. В том числе фиксируется информация о дате времени согласования, и комментарий который ввел пользователь при согласовании.
Далее по маршруту согласования Заявка переходит на утверждение Собственнику компании. При это, интервал от момента утверждения Заявки финансовым директором до получения Заявки для согласования Собственником составляет всего несколько секунд.
Таким образом, использование мессенджера Телеграм, как дополнение к модулю Казначейство, обеспечивает:
- Предоставление максимально полной информации в удобном формате, необходимой для принятия решения
- Высокую скорость процесса согласования практически в режиме онлайн
- Оперативное управление процессом согласования Заявок на расход средств
- Отсутствие необходимости иметь постоянный доступ к основной учетной системе
- Отсутствие необходимости использовать стороннее дополнительное программное обеспечение
- Отсутствие необходимости кому-то из сотрудников офиса отдельно, вручную фиксировать результат согласования Заявок
Отдельно стоить отметить, что можно расширить функциональные возможности использования Телеграм. Например, можно реализовать бизнес-процесс утверждения Ежедневного реестра платежей. Настроить дополнительное информирование инициаторов о результатах согласования Заявок на расход средств.
Возможные области применение Телеграмм в работе компании не ограничиваются лишь управлением финансами. Данное решение может быть использовано:
- В работе отдела закупок, например, информирование ответственного за закупки товаров о необходимости пополнения складских запасов
- В работе отдела продаж, например, информирование руководителя продаж о наличие просроченной дебиторской задолженности или степени выполнения плана продаж
- В работе юридического отдела, например информирование юриста о необходимости согласовать Договор с поставщиком или покупателем
- В работе отдела производства, например, информирование руководителя отдела о степени выполнения плана производства
- А также в работе любых других подразделений компании, где есть необходимость в контроле и своевременном информировании сотрудников
Наша компания предоставляет возможность протестировать комплексное решение (модуль Казначейство + согласование Заявок в Телеграм) абсолютно бесплатно. Для это необходимо отправить письмо по адресу Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. в котором необходимо указать:
- Наименование Вашей компании
- Количество пользователей, которые будут принимать участие в тестировании
- Номера телефонов и роли пользователей, которые Вы хотите использовать для тестирования решения
Для получения более подробной информации или тестирования данного решения, Вы также можете обратиться по телефонам, указанным в разделе Контакты